Przeprowadzamy zewnętrzne audyty projektów unijnych

Potrzebujesz audytora zewnętrznego dla Twojego projektu dotowanego?

Aby oszacować koszt audytu zewnętrznego projektu niezbędne jest przekazanie następujących informacji:

Kto jest zlecającym audyt: przedsiębiorstwo Państwowe czy prywatne?
Ile zostało złożonych wniosków o płatność od początku realizacji projektu, w tym zaliczkowych, o płatność pośrednią, sprawozdawczych?
Ile zostało przeprowadzonych postępowań ws. wyboru dostawców/wykonawców?
Ile zostało zawartych umów z dostawcami/wykonawcami oraz czy zawierane były aneksy do umów (jeśli tak to ile ich było)?
Struktura budżetu z wniosku o dofinansowanie, tj. jakie są kategorie wydatków (np. wynagrodzenia, podwykonawstwo, itp.) i ile jest pozycji w ramach danej kategorii wydatku lub przesłanie wniosku o dofinansowanie bądź budżetu projektu.
Ile dokumentów księgowych liczy dany wniosek o płatność (faktur, list płac).

Czym jest audyt zewnętrzny projektu i kiedy należy go przeprowadzić?

Przedsiębiorcy, którzy realizują projekty badawczo-rozwojowe, dofinansowane z programów unijnych są zobligowani do przeprowadzenia w trakcie realizacji projektu, zewnętrznego audytu. Przeprowadzenie audytu projektu ma na celu weryfikację zgodności realizacji projektu z wnioskiem, umową o dofinansowanie, ale również z zasadami kwalifikowalności wydatku, co jest kluczowe dla uzyskania refundacji poniesionych wydatków.

Obowiązek przeprowadzenia audytu wynika z umowy o dofinansowanie i jest uwzględniany między innymi we wszystkich projektach zarządzanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju.

Kluczowe wytyczne w zakresie realizacji audytu, zgodnie z umową o dofinansowanie z NCBR

Audyt zewnętrzny przeprowadzany jest w projektach, których wartość dofinansowania przekracza 3 mln zł.
Audyt powinien zostać rozpoczęty po zrealizowaniu co najmniej 50% planowanych wydatków związanych z realizacją Projektu, ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z Projektem.
Podmiotem przeprowadzającym audyt musi być audytor spełniający warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa powyżej.
Podmiotem przeprowadzającym audyt lub audytorem nie może być podmiot lub audytor zależni od audytowanego podmiotu, jak również podmiot lub audytor dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

Kiedy koszt audytu może podlegać dofinansowaniu?

Koszt audytu może podlegać dofinansowaniu, jeżeli spełnia wymieniony powyżej warunki określone w umowie o dofinansowanie oraz, jeżeli wydatek ten został uwzględniony jako pozycja kosztowa we wniosku o dofinansowanie projektu. Kluczowe jest zatem aby już na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej pamiętać o uwzględnieniu kosztów audytu w projekcie.

Niezależnie od tego, czy w projekcie uwzględniono koszt audytu czy nie, przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu jest obligatoryjne i wynika z umowy o dofinansowanie.

Masz wątpliwości czy w przypadku Twojego projektu jest niezbędne przeprowadzenie zewnętrznego audytu?

Kto może być audytorem zewnętrznym?

Zgodnie z art. 286. Ustawy o finansach publicznych audytorem może być osoba, która posiada wyższe wykształcenie oraz następujące kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego:

jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
złożyła, w latach 2003–2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub
uprawnienia biegłego rewidenta, lub
dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

PMTA w liczbach

> 500

liczba napisanych wniosków o dofinansowanie

> 1 mld zł

łączna wartość zrealizowanych projektów

> 10 lat

doświadczenia w pozyskiwaniu dotacji unijnych

97 %

skuteczności w pozyskiwaniu dofinansowania

Nasza wiedza, kompetencje oraz doświadczenie pozwalają nam przeprowadzać audyty zewnętrzne, zgodnie z wymaganiami i metodologią instytucji przyznających dotację.

Oferowany przez PMTA zakres audytu zewnętrznego projektu

Sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi NCBiR

tj. w szczególności sprawdzenie:

prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach projektu;
prawidłowości przeprowadzenia procedur ws. wyboru dostawców/wykonawców w projekcie;
sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
prawidłowości prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu lub posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach Projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu);
prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie (w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny);
prawidłowości przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu.

Sprawdzenie ustanowienia i posiadania przez Beneficjenta wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków.

Sprawdzenie posiadania przez Beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo – księgowym, i czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości).

Sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami, listami płac lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego).

Sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu.

Sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości/uchybień, jeśli takie zostały wykryte.

Analiza powodzenia projektu poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia

zagrożenie prawidłowej realizacji projektu, w tym jego terminowości;
zagrożenie prawidłowej realizacji projektu, w tym osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres.

Sposób przeprowadzania audytu projektu unijnego przez PMTA

W celu stwierdzenia, że projekt realizowany jest zgodnie z umową o dofinansowanie oraz wnioskiem o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowalne, przeprowadzone czynności audytowe obejmują analizę:

Dokumentacji dotyczącej projektu;
Realizacji zakresu rzeczowego projektu;
Dokumentów pozwalających prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia (wraz z dowodami zapłaty) do planowanego udokumentowania do wniosku o płatność;
Faktycznego i rzeczywistego poniesienia zadeklarowanych wydatków w ramach projektu (w oparciu o dokumentację);
Kwalifikowalności poniesionych wydatków, sposobu ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej Beneficjenta;
Spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji projektu;
Sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymywania harmonogramu realizacji zadań w ramach projektu;
Poprawności stosowanych przez Beneficjenta procedur ws. wyboru dostawców/wykonawców w projekcie.

Wyniki audytu zewnętrznego projektu unijnego

W wyniku audytu dotacyjnego powstaje sprawozdanie, które będzie zawierać: